導入營運系統前的資料準備清單

為什麼要先準備資料

營運系統的價值建立在資料之上。如果把重複、缺漏、格式不一的舊資料直接匯入，新系統只會更快地呈現同樣的混亂，門市同仁也會很快失去信心。導入前花時間整理資料，通常比導入後再回頭修正省力得多。先為每個資料領域指定負責人與完成標準：

顧客資料與去重

• 統一格式：手機號碼去除空格與符號、全形半形一致、姓名去除多餘空白，日期統一一種格式。
• 先列候選，再人工確認：例如「姓名＋手機」或「姓名＋生日」相同就列為可能重複，由熟悉顧客的同仁確認後再合併，不要全自動合併。
• 保留來源：合併時記下原始門市與舊系統編號，日後才能追溯。
• 留意共用電話：長輩常留子女的電話，同一支號碼可能對應好幾位顧客。
• 只帶必要欄位：已不再需要的資料，趁這次評估是否還要保留。

聽力檢查紀錄

聽力檢查紀錄常分散在紙本、掃描檔與聽力檢查軟體中。導入前先盤點：

• 每份紀錄至少要有：顧客、檢查日期、檢查人員、左右耳、檢查項目（純音、語音等）。
• 結構化資料（各頻率閾值）與影像檔（掃描或照片）分開標示。影像檔可先完整保存並連結到顧客，不必急著全部轉成數值。
• 決定歷史資料範圍：全部匯入，或只匯入最近幾次的紀錄，由聽力師依臨床需要共同決定。
• 抽樣核對：匯入後隨機抽查，由聽力師與原始紀錄比對。

設備序號與庫存

• 每台設備：序號、左右耳、所屬顧客、選配日期、保固到期日與維修紀錄。
• 實地盤點：各門市實際清點並與帳上數量核對；試聽機、展示機與借用機要分開標示狀態。
• 耗材品項統一：統一名稱與單位，避免同一品項在各門市有不同叫法。
• 切換前最後盤點：作為新系統的期初數量。

人員角色與權限

• 列出所有使用者：姓名、所屬門市、職務（聽力師、門市人員、門市主管、總部）。
• 依角色給權限，採最小必要原則：門市人員看自己門市的顧客，總部看跨門市彙總；可以匯出資料的權限要特別限制。
• 一人一帳號，不共用帳號，才能追蹤誰在何時做了什麼。
• 離職與調店流程：明確由誰、在何時停用或調整帳號。

個資同意紀錄

依台灣《個人資料保護法》，蒐集個人資料時應告知當事人蒐集目的、資料類別、利用方式與當事人的權利等事項，並在特定目的範圍內利用。聽力檢查結果與健康相關，可能適用更嚴格的規範。導入前建議盤點：

• 現有顧客當初簽署的同意書內容、版本與日期，是否涵蓋新系統的使用方式（例如雲端儲存、跨門市共享）。
• 行銷聯繫（簡訊、電話、通訊軟體）是否另外取得同意，顧客表示拒絕時能否確實停止。
• 同意紀錄如何保存：紙本要能對應到顧客，電子同意要保留時間與版本。
• 顧客查詢、更正或刪除資料的請求，由誰受理、如何處理。

從試點門市開始

• 選一到兩家門市：流程具代表性、主管願意投入。
• 先寫下成功標準：例如資料完整度、同仁每天實際使用、試聽與回訪都在系統內完成——以能量測的方式寫清楚。
• 訂好切換日：從哪一天起新資料只進新系統，避免兩邊都記、兩邊都不完整。
• 每週回顧：收集現場問題，調整欄位與流程，穩定後再擴展。
• 沿用同一份清單：擴店時重複使用試點的資料整理方法與本清單。

門市端的 SONUS AI 管理顧客、預約與試聽，總部端的 SONUS MANAGE 管理人員、庫存與報表。資料先準備好，兩端從第一天起就能用上正確的資料。